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Comment gérer son agenda grâce à Internet ?

dimanche 5 octobre 2008, par Alain Wittmann


 Différentes manières de gérer son agenda

Traditionnellement, un agenda était un cahier en papier avec une feuille ou partie de feuille dédiée à chaque jour de l’année, sur lequel on enregistrait ses rendez-vous, ses tâches à faire, etc.

Avec l’avènement de d’Internet, et la miniaturisation électronique, il existe maintenant de nombreuses façons alternatives de gérer son emploi du temps. Citons entre autres la possibilité de gérer son agenda sur son ordinateur, ou sur un assistant personnel électronique (PDA) ou un téléphone portable. Pour ceux qui désirent accéder à leur agenda depuis plusieurs ordinateurs fixes (au travail et à la maison, par exemple), il existe des sites web qui offrent ce service.

Examinons certains avantages et inconvénients des différentes types de gestion d’agenda.

 Gérer son agenda sur Internet : critères de choix

AvantagePapierPDA/mobileOrdinateurWeb
Son agenda toujours avec soi Oui Oui Non Non
Accéder à l’agenda depuis différents lieux Oui Oui Non Oui
Facilité de partager des informations avec d’autres Non Oui Non Oui
Facilité d’intégration d’informations obtenues par moyens électroniques Non Oui Oui Oui

 Solutions de calendrier sur ordinateur à base de logiciel gratuit

Si vous utilisez un webmail comme Yahoo ! Mail ou GMail de Google, la solution la plus simple est probablement d’utiliser les fonctionnalités de calendrier associées. En effet, il est courant que beaucoup d’informations conduisant à la création de tâches ou de rendez-vous arrivent par courrier électronique, et un calendrier intégré à votre messagerie électronique est en général plus pratique.

Si vous utilisez Mozilla ou Thunderbird comme client de courrier électronique, il existe plusieurs possibilités intéressantes.

Si vous voulez un simple système pour vous rappeler vos échéances ou tâches à faire, je vous conseille l’extension ReminderFox. D’ailleurs, cette extension est compatible avec pratiquement tous les produits Mozilla, comme le client web Firefox par exemple. Si l’affichage du calendrier est assez primaire, les fonctionnalités sont néanmoins très puissantes, en particulier en ce qui concerne l’intégration avec le courrier (possibilité de générer facilement une tâche ou un rendez-vous à partir d’un e-mail par exemple).

Pour un calendrier plus complet, avec possibilité d’afficher des vues journalières, hebdomadaires et mensuelles et de les imprimer, et également une puissante intégration avec le courrier électronique (envoi de rendez-vous par e-mail), je vous conseille l’extension Lightling. Elle apporte toutes les fonctionnalités de l’application calendrier autonome Sunbird, mais intégrées à Thunderbird.

On peut éventuellement partager le même calendrier au format .ics avec ReminderFox et Lightning. Je le fais actuellement, et je n’ai pas constaté d’incompatibilité.

 Partage de calendrier entre plusieurs ordinateurs

Un problème couramment rencontré est le besoin de partager un calendrier entre plusieurs ordinateurs, ou plusieurs utilisateurs. Pour cela, la solution la plus simple est d’utiliser la fonction calendrier fournie avec un webmail comme Yahoo ! Mail ou GMail. Mais il existe également une solution très intéressante avec ReminderFox ou Lightning ou Sunbird, qui permettent d’utiliser des fichiers distants au format .ics. J’ai trouvé pour cela un hébergeur gratuit, iCal Exchange, qui permet non seulement d’héberger un fichier .ics sur son serveur, mais de le visualiser sous forme de page web au moyen d’une application PHP iCalendar. Il suffit ensuite de déclarer son calendrier distant dans ReminderFox, Lightning ou Sunbird. Pour moi qui utilise un ordinateur différent au travail et à la maison, avoir un seul calendrier accessible de ces deux environnements est bien pratique.

 Diffusion d’un événement ou un calendrier pour de nombreux utilisateurs

Votre association organise des événements, et vous voulez faciliter la vie de vos membres qui gèrent leur agenda de façon électronique ? Le moyen le plus simple pour la diffusion est soit l’envoi d’un événement par courrier électronique au format .ics, soit la publication d’un fichier calendrier complet, toujours au format .ics, sur le site web de votre association. Pour cela, vous pouvez profiter de la possibilité de Lightning ou Sunbird de gérer plusieurs fichiers de calendriers distincts. Si vous êtes la seule personne à diffuser l’information, vous créez localement un nouveau calendrier pour votre association, vous y rajoutez tous les événements organisés par l’association, puis vous pouvez soit envoyer les événements individuellement par courriel, soit télécharger le fichier .ics sur le site web de votre association, qui pourra ensuite être référencé comme calendrier distant par les membres de votre association, qui utilisent ReminderFox, Lightning ou Sunbird. Si vous êtes plusieurs à devoir éditer le calendrier, il vaut mieux le créer comme calendrier distant sur iCal Exchange. Il est à noter que Google Agenda permet aussi d’ajouter un fichier .ics accessible sur Internet comme Agenda, et en le déclarant comme accessible à tous, de diffuser ainsi l’information encore plus largement.

P.-S.

Cet article est destiné à évoluer, en fonction des questions et des remarques des lecteurs. N’hésitez pas à réagir en utilisant le forum.

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